Cadsoft - Gestão Acadêmica Moderna

A instituição gostaria de oferecer a alunos e professores novas possibilidades de colaboração, por meio de um portal dinâmico e fácil de usar, sem precisar investir em capacitação interna nem altos investimentos.

 

Adotando o Microsoft Office SharePoint Server 2007 como plataforma, o CETEC pode oferecer ferramentas de colaboração à comunidade, com custos 50% menores em relação a outras soluções estudadas.

 

·        Novos recursos pedagógicos

·        Facilidade de gerenciamento

·        Flexibilidade

·        Baixo custo

João Felipe Barros, gerente de Tecnologia da Informação do CETEC

 

Oferecer novos caminhos para colaboração e para aproximar alunos e professores. Esse foi o objetivo do Grupo CETEC Educacional, em São José dos Campos (SP), quando iniciou o projeto de criação de seu novo portal. Em parceria com a Cadsoft e utilizando o Microsoft Office SharePoint Server 2007 como plataforma, alunos e professores do CETEC ganharam novos meios de enriquecer o processo de ensino. Além disso, foi possível colocar essa idéia em prática, sem precisar investir grandes esforços para integrar o portal aos vários sistemas da instituição.

Mantenedora da ETEP Faculdades e do Colégio Olavo Bilac, em São José dos Campos, no interior de São Paulo, o Grupo CETEC Educacional oferecia até meados de 2007 um sistema on-line para que alunos pudessem acompanhar as notas, emitir boletos ou requerer outros serviços básicos para a secretaria acadêmica. Com essa mesma ferramenta, os professores também podiam digitar notas ou liberar materiais para uso em aula.

 

Porém, mais recentemente, a instituição sentiu a necessidade de expandir o trabalho pedagógico para além dos momentos presenciais de sala de aula e vislumbrou a possibilidade de realizar atividades educacionais também na modalidade virtual acompanhando a demanda dos alunos por esse tipo de ferramenta.

 

O projeto contou com total apoio do presidente da instituição, Thiago Pêgas, que facilitou as negociações entre fornecedores internos e externos.

 

De acordo com João Felipe Barros, gerente de Tecnologia da Informação do CETEC, os requisitos básicos da solução deveriam ser a facilidade de integração com os vários sistemas da instituição – a maioria deles baseada em tecnologias Microsoft – e pouca sobrecarga de gerenciamento para a equipe de TI. “Diante dessas exigências, a escolha natural foi a plataforma Microsoft Office SharePoint Server 2007. Além dos recursos nativos de colaboração do SharePoint, o CETEC não precisaria investir em capacitação interna, pois nossa equipe já tem conhecimento e experiência com tecnologias Microsoft”, explica Barros.

 

Com ferramentas nativas do SharePoint, a Cadsoft criou para o CETEC um portal com vários recursos de colaboração, entre eles fóruns para esclarecer dúvidas das matérias apresentadas em aulas, enquetes, murais de avisos e bibliotecas para compartilhamento de materiais usados em aula ou mesmo para entregar trabalhos aos professores.

 

Também foram incluídos serviços herdados do antigo sistema on-line. Foi possível manter as mesmas regras de negócios criadas anteriormente com o Microsoft .NET Framework e apenas alterar a camada de interface para adequá-los ao SharePoint. “Esse reaproveitamento de código permitiu reduzir o tempo do projeto em cerca de quatro vezes”, explica Rodrigo Cabral, diretor da Cadsoft, parceira da Microsoft que apoiou o CETEC no projeto.

 

A Cadsoft também desenvolveu um integrador para que mudanças do dia-a-dia, como criação de cursos ou alteração de turma feitas no sistema de gestão acadêmica, fossem refletidas diretamente no portal. O controle de acesso ao portal foi tratado nativamente por meio da integração do SharePoint e o Active Directory dos servidores usados no CETEC.

 

Terminada a fase de implementação, o CETEC realizou um projeto-piloto de seis meses com cerca de 350 alunos e 15 professores em suas instituições de ensino. Foram criados no SharePoint 28 sites usados como salas virtuais para sete turmas e quatro disciplinas.

 

 

Após avaliação do projeto-piloto, o CETEC percebeu a necessidade de realizar alguns ajustes nas ferramentas para ampliar os processos de comunicação e interação entre professores e alunos e também entre alunos, de tal forma a favorecer e potencializar a aprendizagem.

 

O CETEC optou por iniciar a implantação do projeto, hoje sob a responsabilidade do Professor Dr. Nilbo Nogueira, em conjunto com a área de TI. De acordo com as diretrizes acadêmicas, foi desenvolvido um ambiente propício ao trabalho pedagógico, que foi estendido em agosto de 2009 para os 6 mil alunos da instituição. “Utilizar qualquer outro ambiente virtual de aprendizagem existente no mercado não seria a solução, pois impossibilitaria fazer as integrações necessárias com o portal e com os demais sistemas utilizados”, explica Barros. A sugestão da Cadsoft foi modelar no próprio SharePoint um ambiente que atendesse às necessidades técnicas-pedagógicas.

 

Por ser facilmente modelável, o SharePoint permitiu construir um ambiente com as principais ferramentas para as atividades pedagógicas na modalidade virtual.

 

Com o ambiente virtual de aprendizagem incluído no portal, alunos e professores do CETEC ganharam novos meios de enriquecer o processo de ensino e aprendizagem Por exemplo, por meio dos fóruns, discussões e dúvidas levantadas em sala de aula podem ter continuidade no portal. Estudos dirigidos também estão sendo adaptados para serem trabalhados também no ambiente virtual. O processo de comunicação ganhou um novo canal – as atividades inseridas pelos alunos em seus portfólios individuais podem receber o retorno dos professores. E, mais importante, tudo fica registrado no site de cada uma das disciplinas.

 

Como continuidade do processo de incorporação das tecnologias no processo de ensino e aprendizagem, os professores estão sendo incentivados a criar blogs no próprio SharePoint, como mais um caminho para interagir e se comunicar com os estudantes.

Como o portal está integrado ao sistema de gestão acadêmica, todas as operações diárias são refletidas automaticamente. Isso permite que a equipe de TI apenas administre o ambiente e não precise se preocupar em replicar as alterações.

 

O novo portal, desenvolvido pela Cadsoft também é bastante flexível. Isso facilitou muito o treinamento dos professores e a divulgação para os alunos, parte crucial do projeto. O ambiente permite incluir facilmente serviços desenvolvidos, internamente ou por parceiros, para atender novas demandas de professores, alunos ou da própria instituição. “Um exemplo dessa flexibilidade foi a criação de um canal dentro do portal voltado para apoiar o início da carreira dos alunos”, comenta Barros. Integrado ao CRM do CETEC, também baseado em tecnologias Microsoft, o canal oferece serviços a estudantes e empresas conveniadas e ajuda a levantar dados estratégicos para a instituição e seus integrantes.

 

Como todo o ambiente, regras de negócios e políticas de segurança foi herdado da infraestrutura básica de TI do CETEC, o custo total de implementação do portal foi cerca de 50% menor em relação a outras soluções estudadas.

 

 

 

 

Nos últimos anos, a convergência de processos e informação para soluções de portal se tornou uma realidade. De olhos atentos, a Cadsoft incluiu no roadmap de seus produtos a união dos serviços acadêmicos com ferramentas de colaboração, indexação e busca, gerenciamento de conteúdo, formulários e outros recursos de produtividade.

 

Em um processo de pesquisa e seleção, a Cadsoft escolheu o Microsoft Office SharePoint como tecnologia de base para a linha de produtos. Ao mesmo tempo em que a Cadsoft traçava seus planos, o ETEP também buscava formas de manifestar sua estratégia de Excelência em Educação.

 

Uma parceria foi formada, e ao longo de um ano de trabalho diversos serviços acadêmicos tiveram sua representação materializada em conteúdos aplicáveis a sites de SharePoint, entre eles Digitação de Notas e Faltas, Histórico Escolar, Emissão de Boleto e Conteúdo Programático. A Cadsoft formou uma equipe com profissionais especializados neste tipo de desenvolvimento, e durante o projeto também conquistou a competência de Information Worker.