Cadsoft - Gestão Acadêmica Moderna

Unimonte

Começamos o projeto com a Cadsoft em Santos, no início de 2006. Decidimos fazer um processo chamado Fortaleza. A primeira fase foi escolher a empresa que trabalhava com gestão acadêmica, que vendia softwares de gestão acadêmica. Nós chegamos em 12 empresas, mapeamos nossos processos e enviamos para o mercado para que eles nos respondessem. O segundo momento seria a prova de conceitos. De 12 empresas selecionamos 2. A Cadsoft era uma delas. Neste momento de provas e conceitos, tivemos a oportunidade de fazer a Operação Curiosidade da Cadsoft.

Dois consultores da Cadsoft foram até a Unimonte para conversar com os usuários chave do projeto Fortaleza. A secretária geral, secretário financeiro, pessoas da informática e o pró-reitor foram entrevistados sobre assuntos como: A operação, o dia-a-dia e negócios.

A partir da Operação Curiosidade, a receptividade com relação à Cadsoft aumentou muito e as pessoas sentiram-se confortáveis em utilizar a solução Universus da Cadsoft. Encantaram-se com a metodologia de trabalho, a linguagem das pessoas com a Unimonte. Não ficavam focados na linguagem técnica, e sim na linguagem de negócio. Eles conversaram sobre procedimentos da secretaria acadêmica, emissão de diplomas, divulgação de notas e freqüência de alunos. Foi uma conversa muito rica. Daí, decidimos que a melhor solução para nossa instituição, sem dúvidas seria a Cadsoft.

Uma vez definido o parceiro, desenhamos um cronograma de trabalho com data prevista de implantação em marcos deste ano. A gente veio trabalhando, mapeando processos, sentando com cada área, necessidades e etc. Trabalhamos forte nisto. Fizemos reuniões com a reitoria mensalmente. Tínhamos reuniões de acompanhamento de cada etapa. Os pagamentos foram atrelados as entregas. O projeto foi concluído dentro do orçamento previsto. Conseguimos fazer tudo nos prazos previstos!

Todo este processo, foi uma vitória muito grande, pois a complexidade de um projeto desses é muito grande. Há demanda e intervenções de diferentes áreas, interesses conflitantes. O modelo do sistema que tínhamos era desenvolvido parte interna e parte externa, com uma empresa sem know-how. Por muito tempo investimos neste sistema e com o tempo acabou o dinheiro. Paramos com o desenvolvimento externo e nossa equipe de informática assumiu o desenvolvimento do sistema, criando outros recursos e relatórios.

Então nós enfrentamos a situação normalmente, mas vimos que o desenvolvimento não tinha muito como continuar, não tinha estabilidade. Já víamos ali algumas fragilidades. O sistema não ia conseguir acompanhar o crescimento da Unimonte.

A Cadsoft veio para isso. Foi necessária uma adaptação da empresa como um todo para trabalharmos da maneira como a Cadsoft trabalha. Mas isto foi o ponto mais positivo, pois compartilhamos conhecimentos e crescemos muito. O Universus ajudou bastante pois faz alguns controles com relação, por exemplo, à matrícula do aluno, situação financeira, coisa que não existia antes no sistema. Ao longo da vida acadêmica do aluno, isso trazia diversos problemas. As sugestões de mudanças vieram da Cadsoft através da Operação Curiosidade. Um exemplo: para tirar um histórico antigamente na Unimonte, isso era feito manualmente. Você pedia a secretaria acadêmica que coletava todos os dados da ficha do aluno no Word, conferia no papel mesmo as disciplinas cursadas e depois de conferir os dados, gerava um histórico escolar, que é um documento crítico para a escola, e não tínhamos controle sobre ele. Não estávamos usando.

Esse tipo de controle e cuidado que a gente teve que mudar na operação. Nós tivemos que evoluir. O sistema da Cadsoft não permite esse tipo de coisa. É tudo amarrado através de alunos com cursos, disciplinas, carga horária, freqüência. Isso tudo nós temos ali no sistema.

Nós fizemos o planejamento a quatro mãos. A Cadsoft veio com a estrutura de implementação. A Cadsoft sugeriu algumas coisas adequando ao que a instituição precisa. Tanto a alocação dos profissionais da Cadsoft quanto o dia-a-dia da escola nós nos preparamos para isso.

A Unimonte estava em uma fase de contenção de despesas, mas a verba que definimos deu para concluir o projeto com sucesso e dentro do planejamento financeiro., a conclusão de mais um Processo de Implantação.