Cadsoft - Gestão Acadêmica Moderna

Proporcionar meios de colaboração e aproximação entre alunos e professores. Esse era o objetivo do Grupo CETEC Educacional, de São José dos Campos (SP), quando iniciou o projeto de criação de seu novo portal. Como resultado de um projeto, que contou com a Cadsoft (parceira da Microsoft) e o Microsoft Office SharePoint Server 2007 como plataforma, alunos e professores do CETEC ganharam novos meios de enriquecer o processo de ensino. Além disso, foi possível colocar essa ideia em prática sem precisar investir grandes esforços para integrar o portal aos outros sistemas da instituição.

O Grupo CETEC Educacional, que mantém a ETEP Faculdades e o Colégio Olavo Bilac, em São José dos Campos (SP), oferecia até meados de 2007 um sistema on line aos alunos, no qual era possível acompanhar as notas, emitir boletos ou requerer outros serviços básicos para a secretaria acadêmica. Nesta mesma ferramenta, os professores também podiam digitar notas ou liberar materiais para uso em aula.

Porém, mais recentemente, a instituição sentiu a necessidade de expandir o trabalho pedagógico para além dos momentos presenciais de sala de aula e vislumbrou a possibilidade de realizar atividades educacionais também na modalidade virtual, acompanhando a demanda dos alunos por esse tipo de ferramenta. O projeto de reformulação contou com total apoio do presidente da instituição, Thiago Pêgas, que facilitou as negociações entre fornecedores internos e externos.

De acordo com João Felipe Barros, gerente de Tecnologia da Informação do CETEC, a solução a ser adotada deveria ser de fácil integração com os outros sistemas da instituição - a maioria deles baseada em tecnologias da Microsoft - e, ao mesmo tempo, não gerar uma sobrecarga de gerenciamento para a equipe de TI. "Diante dessas exigências, a escolha natural foi a plataforma Microsoft Office SharePoint Server 2007. Além dos recursos nativos de colaboração do SharePoint, o CETEC não precisaria investir em capacitação interna, pois nossa equipe já tem conhecimento e experiência com tecnologias Microsoft", explica Barros.

Com ferramentas nativas do SharePoint, a Cadsoft criou para o CETEC um portal com vários recursos de colaboração, entre eles fóruns para esclarecer dúvidas das matérias apresentadas em aulas, enquetes, murais de avisos e bibliotecas para compartilhamento de materiais usados em aula ou mesmo para entregar trabalhos aos professores. Também foram incluídos serviços herdados do antigo sistema on-line. Foi possível manter as mesmas regras de negócios criadas anteriormente com o Microsoft .NET Framework e apenas alterar a camada de interface para adequá-los ao SharePoint. "Esse reaproveitamento de código permitiu reduzir o tempo do projeto em cerca de quatro vezes", explica Rodrigo Cabral, diretor da Cadsoft.

A Cadsoft também desenvolveu um integrador para que mudanças do dia-a-dia, como criação de cursos ou alteração de turma feitas no sistema de gestão acadêmica, fossem refletidas diretamente no portal. O controle de acesso ao portal foi tratado nativamente por meio da integração do SharePoint e o Active Directory dos servidores usados no CETEC.

Terminada a fase de implementação, o CETEC realizou um projeto-piloto de seis meses com cerca de 350 alunos e 15 professores em suas instituições de ensino. Foram criados no SharePoint 28 sites usados como salas virtuais para sete turmas e quatro disciplinas. Após avaliação do projeto-piloto, o CETEC percebeu a necessidade de realizar alguns ajustes nas ferramentas para ampliar os processos de comunicação e interação entre professores e alunos, e também entre alunos, de tal forma a favorecer e potencializar a aprendizagem.

O CETEC optou por iniciar a implantação do projeto, hoje sob a responsabilidade do Professor Dr. Nilbo Nogueira, em conjunto com a área de TI. De acordo com as diretrizes acadêmicas, foi desenvolvido um ambiente propício ao trabalho pedagógico, que foi estendido em agosto de 2009 para os seis mil alunos da instituição. "Utilizar qualquer outro ambiente virtual de aprendizagem existente no mercado não seria a solução, pois impossibilitaria fazer as integrações necessárias com o portal e com os demais sistemas utilizados", explica Barros. A sugestão da Cadsoft foi modelar no próprio SharePoint um ambiente que atendesse às necessidades técnico-pedagógicas.

Por ser facilmente modelável, o SharePoint permitiu construir um ambiente com as principais ferramentas para as atividades pedagógicas na modalidade virtual.

Benefícios:

Novos recursos pedagógicos
Com o ambiente virtual de aprendizagem incluído no portal, alunos e professores do CETEC ganharam novos meios de enriquecer o processo de ensino e aprendizagem. Por meio dos fóruns, por exemplo, discussões e dúvidas levantadas em sala de aula podem ter continuidade no portal. Estudos dirigidos também estão sendo adaptados para serem trabalhados no ambiente virtual. O processo de comunicação ganhou um novo canal - as atividades inseridas pelos alunos em seus portfólios individuais podem receber o retorno dos professores. E, o mais importante, tudo fica registrado no site de cada uma das disciplinas.

Como continuidade do processo de incorporação das tecnologias no processo de ensino e aprendizagem, os professores estão sendo incentivados a criar blogs no próprio SharePoint, como mais um caminho para interagir e se comunicar com os estudantes.

Facilidade de gerenciamento
Como o portal está integrado ao sistema de gestão acadêmica, todas as operações diárias são refletidas automaticamente. Isso permite que a equipe de TI apenas administre o ambiente e não precise se preocupar em replicar as alterações.

Flexibilidade
O novo portal também é bastante flexível. Isso facilitou muito o treinamento dos professores e a divulgação para os alunos, parte crucial do projeto. O ambiente permite incluir facilmente serviços desenvolvidos, internamente ou por parceiros, para atender novas demandas de professores, alunos ou da própria instituição. "Um exemplo dessa flexibilidade foi a criação de um canal dentro do portal voltado para apoiar o início da carreira dos alunos", comenta Barros. Integrado ao CRM do CETEC, também baseado em tecnologias Microsoft, o canal oferece serviços a estudantes e empresas conveniadas e ajuda a levantar dados estratégicos para a instituição e seus integrantes.

Baixo custo
Como todo o ambiente, regras de negócios e políticas de segurança foi herdado da infraestrutura básica de TI do CETEC, o custo total de implementação do portal foi cerca de 50% menor em relação a outras soluções estudadas. "O SharePoint é uma plataforma muito flexível e, por isso, foi possível ajustar o portal de acordo com as diretrizes acadêmicas com muita facilidade", afirma Barros.

Sobre a Microsoft:

Fundada em 1989, a Microsoft Brasil gera localmente oportunidades diretas na área de tecnologia para mais de 18 mil empresas e 495 mil profissionais. Nos últimos seis anos, a empresa investiu mais de R$ 100 milhões em projetos sociais, levando tecnologia a escolas, universidades, ONGs e comunidades carentes. É uma das 107 subsidiárias da Microsoft Corporation, fundada em 1975, empresa líder mundial no fornecimento de software, serviços e soluções em tecnologia da informação. Com um modelo baseado em inovação, a Microsoft investe no desenvolvimento e integração de tecnologias que capacitam pessoas e empresas a atingirem seu potencial pleno.